בשבועות האחרונים התחלתי לבשל שתי סדנאות חדשות:
1. "תקשורת מקרבת ויצירת שותפויות" המיועדת למנהלים בשלטון המקומי.
2. "תקשורת מקרבת ושיפור חווית מטופל" המיועדת למנהלי מחלקות במערכת הבריאות.
בהסתכלות מהצד אני מזהה מספר מאפיינים דומים לשתי הסדנאות הללו:
א. ההזמנה לסדנאות הגיעה מ"השטח", מאנשים ששמעו עלי ועל תקשורת מקרבת.
ב. הכוונה, המהות, תפיסת העולם והכלים שתקשורת מקרבת מציעה, יכולים להיות רלוונטיים ולסייע למנהלים במרחבים הללו.
ג. תקשורת מקרבת אינה "ה-תשובה" לאתגרים שחווים המנהלים בשלטון המקומי או במערכת הבריאות.
ד. ההיכרות המקצועית שלי עם השלטון המקומי ועם מערכת הבריאות מוגבלת ופחות מעמיקה בהשוואה להיכרות שלי עם ארגונים עסקיים או חינוכיים.
ה. על מנת שהסדנאות תספקנה ערך משמעותי למנהלים, עליהן לתת מענה לצרכים חשובים או לסייע בפתרון בעיות רלוונטיות.
ו. כמנחה הסדנה עלי ללמוד, להכיר ולהבין את העולם שבו חיים ועובדים משתתפי הסדנה, את האתגרים שהם מתמודדים אתם ואת הצרכים החשובים שלהם.
ז. אחת הדרכים הכי אפקטיביות ללמידה היא בעזרת שותפים: אנשים החיים באותם עולמות, מסתובבים באותם מסדרונות ומדברים את אותה השפה.
ח. אני מאמין שלאחר למידה משמעותית והתאמת הסדנאות לצרכי המנהלים, הן יכולות להצליח. אני מאמין ואין לי וודאות.
ט. אם הסדנאות תהיינה מוצלחות ומשמעותיות, יכולה להיות להן השפעה גדולה וחשובה.
ההכנה לסדנאות הללו והנחייתן דורשת השקעת זמן, תשומת לב ומאמץ.
אחלה אימון בלימוד, בענווה, בשיתוף פעולה, בהרחבת תמונת העולם ובהעמקת נקודות המבט.
תודה לשרון ולדקלה ששותפות אתי לתהליכים הללו…
תודה לסמדר על שיעור חשוב ומועיל…
איזה כיף לעבוד אתכן…
**
בשונה ממרחבי השלטון המקומי והמערכת הרפואית, העבודה עם מנהלים בארגונים עסקים וחינוכיים מוכרת לי היטב.
אחד הנושאים שאני מתמקד בו בעבודתי היומיומית פיתוח יכולתם של צוותים "לעבוד טוב יותר ביחד".
"לעבוד" = לקדם מטרות חשובות ולהגיע לתוצאות.
"טוב" = לעבוד על הדברים הנכונים, בצורה איכותית ואפקטיבית.
"יותר" = שיפור, למידה והתפתחות מתמידים, ביחס למקום שנמצאים בו.
"ביחד" = בעבודת צוות, באווירה בונה ומהנה, תוך מקסום הפוטנציאל הקבוצתי.
**
לא פשוט לעבוד טוב ביחד.
רשימה חלקית של אתגרים:
– בעיות תקשורת ואי-הבנות.
– ריבוי משימות.
– מיעוט משאבים.
– מטענים שהצטברו.
– עומס מידע.
– פרספקטיבות שונות.
– קושי לקבל החלטות.
– לחץ זמן.
– בעיות אמון וקונפליקטים.
– אג'נדות שונות.
– פוליטיקה ארגונית.
– עניינים אישיים שמשפיעים על העבודה.
– עולם משתנה וסביבה דינמית.
– תחרות פנימית וחיצונית.
**
יכולתו של צוות הובלה לעבוד טוב ביחד קריטית להצלחת הארגון לאורך זמן.
בארגונים קטנים ובחברות בעלות מספר מצומצם של עובדים,
חוסר יכולת לעבוד ביחד יכול להביא לכשלון החברה ולסגירתה.
לאווירה טעונה מדי ולחוסר תפקוד יש השלכות מיידיות והרסניות.
חבר שפגשתי השבוע סיפר לי שהוא ושותפו החליטו לפרק את החברה שהקימו ביחד לפני מספר שנים.
הם חוו אתגרים שונים, לא הצליחו להגיע להסכמות והעדיפו להיפרד ולסגור את החברה למרות שהיא רווחית ושהם מאמינים במוצר.
בחברות בינוניות וגדולות, שבהן יש יותר "שומנים" ומנגנוני פיצוי,
עבודה משותפת לא מיטבית יכולה לפגוע בתוצאות הארגון, להוביל לפספוס הזדמנויות,
אי-מימוש פוטנציאל, בינוניות, אווירה עכורה ולשחיקה לאורך זמן.
אחד ממשאבי הזמן היקרים של ארגון הינו ישיבת צוות ההובלה שלו.
10 מנהלים בכירים הנפגשים לשעתיים שבועיות משקיעים 20 שעות ניהול בכיר מדי שבוע בישיבות הללו.
דיונים על דברים שאינם חשובים מספיק, קושי לקבל החלטות, חוסר אפקטיביות בשיחות סביב נושאים חשובים וקונפליקטים טעונים מסבים לארגון נזק משמעותי.
**
המשולש
אפקטיביות – איכות – אווירה
צוותים מסוימים מתאפיינים באווירה נעימה שבה לכל אחד יש מקום להתבטא, אך מתקשים להגיע לשורות תחתונות ולקבל החלטות.
צוותים אחרים מתאפיינים ביכולת ביצוע חזקה וממוקדת, שלעתים מגיעה על חשבון מגוון דיעות או חשיבת עומק בנושאים מורכבים.
ישנם צוותים המגיעים למצב של חוסר תפקוד עקב בעיות אמון המשפיעות על האווירה, על איכות הדיונים ועל מערכות היחסים.
מעטים הצוותים המצליחים לתחזק את משולש "האפקטיביות-איכות-אווירה" ברמה גבוהה:
לקיים דיונים אפקטיביים מוכווני תוצאה [אפקטיביות],
המבוססים על שיח איכותי ועומק מחשבה [איכות]
באווירה מכבדת ונעימה [אווירה].
מרבית הצוותים סובלים מלפחות מימד אחד שאינו מפותח דיו ואשר משפיע משמעותית על תפקוד הצוות.
**
שלבים הכרחיים לשינוי
בכדי ששינוי כלשהו יקרה, אישי או ארגוני, צריכים להתקיים שלושה מרכיבים:
1. מודעות
בכדי שצוות הובלה ישפר את תפקודו חשוב שהוא יכיר בכך שהתפקוד הנוכחי אינו מיטבי ויבין את המקומות שבהם הוא "נופל".
2. כוונה
המודעות לכשלעצמה אינה מספיקה לשינוי.
מעבר להבנה המנטלית, על הצוות לרצות להשתנות ולהתכוונן לכך.
3. יישום
הבנה וכוונה אינן מספיקות.
שלב היישום הינו הכרחי ומצריך תרגול עשיית הדברים בצורה שונה מהצורה שבה אנו מורגלים (ושאינה מספקת את התוצאות שאנו רוצים).
**
דוגמא מהשטח
לפני מספר חודשים התחלתי תהליך עם צוות הובלה של ארגון מוכר.
למפגש הראשון הצטרפתי כצופה, בעיקר כדי להכיר את הצוות וללמוד על ההתנהלות שלו בזמן אמת.
בסוף המפגש, ביקשתי את רשות הדיבור למספר דקות.
שרטטתי על הלוח 3 טורים (אפקטיביות, איכות, אווירה) וביקשתי מהמשתתפים להעריך בציון של 1-10 את כל אחד מהמימדים.
(לדוגמא: אפקטיביות – 3, איכות – 7, אווירה – 9).
כשכתבתי על הלוח את התשובות, הצטיירה תמונה חדה וברורה.
100% מהמשתתפים העניקו לאווירה ציון גבוה ולאפקטיביות ציון נמוך.
(ההערכות לגבי איכות הדיון היו שונות).
רגע לפני שסיימנו ביקשתי מכל אחד מהמשתתפים לחשוב על משהו אחד שהוא רוצה לעשות אחרת במפגש הבא, על מנת לשפר את אפקטיביות הישיבה מבלי לפגוע באווירה שלה.
מפגש ראשון, שלושת שלבי השינוי בפעולה:
א. הגברת מודעות (הערכות המשתתפים למשולש אפקטיביות-איכות-אווירה).
ב. חידוד כוונה (אחריות אישית של כל משתתף לשיפור המימד הנמוך).
ג. יישום (בחירת משהו מסוים לעשות אחרת במפגש הבא).
**
הזמנה לעבוד טוב יותר ביחד:
בשנים האחרונות אני מלווה צוותי ניהול המאמינים שעבודת הצוות שלהם קריטית להצלחת הארגון ושהם יכולים להוציא ממנה יותר.
הצוותים שבוחרים לעבוד איתי מעוניינים לשפר את עבודתם המשותפת, פתוחים ללמידה ומוכנים להשקיע בכך זמן, כסף ואנרגיה.
במהלך עבודתנו המשותפת, תוך מיקוד בשלושת מרכיבי השינוי (מודעות-כוונה-יישום),
הצוותים מצליחים להתנהל אחרת, לפתור בעיות ולקדם מטרות חשובות תוך שיפור "המשולש" שלהם (אווירה, איכות ואפקטיביות).
ברבעון הקרוב יש לי מקום לתהליך אחד נוסף עם צוות ניהול.
משך הזמן של תהליך ממוצע הינו כרבעון, 6-8 מפגשים דו-שבועיים.
חשוב לי להדגיש:
לא מדובר בסדרת קורסים או הדרכות.
מדובר בעבודה אמיתית, תוך כדי תנועה, על נושאים מאתגרים משולחן העבודה של הצוות.
לא תמיד זה כיף או מהנה.
פעמים רבות זה מציף קשיים, מתחים וקונפליקטים.
חלק מהעניין הוא לצאת ממרחב הנוחות, לשנות הרגלים ולהתמודד באומץ עם דברים מורכבים.
אם מעניין אתכם לשמוע פרטים נוספים ולבדוק התאמה, אתם מוזמנים ליצור אתי קשר.
אם אתם מכירים מנהלים בצוותי הובלה שהתהליך עשוי להועיל להם, אשמח אם תעבירו להם את המייל.
שבת של שלום,
חיים מלאים,
רוני ויינברגר