ניהול זמן, בדומה למערכות יחסים, היא מיומנות קריטית שתמיד אפשר לפתח יותר,
ושתרומתה והשפעתה על חיינו היא אדירה.
יש משהו קצת מיושן, מקטין ולא מדויק בכותרת "ניהול זמן", כאילו זמן זה משהו שאפשר לנהל אותו.
המושג שהרבה יותר מדבר אלי הוא "ניהול אנרגיה ותשומת לב".
למי ולמה אנו מקדישים את תשומת הלב והאנרגיה שלנו?
מנהלת שפגשתי בשבוע שעבר סיפרה לי על בעיית ניהול זמן של אחד העובדים שלה:
הוא עובד מצטיין, איש צוות נהדר, חכם וחרוץ והיא מאוד שבעת רצון ממנו.
לדבריה אחת הבעיות שהכי מגבילות אותו ושעלולה לפגוע בהתפתחות העתידית שלו קשורה לניהול זמן.
"מה זה אומר?" שאלתי אותה.
"היומן שלו תמיד מפוצץ והוא כל הזמן בלחץ.
הוא מתקשה לתעדף דברים ולהבחין בין מה חשוב יותר למה חשוב פחות.
בעיה נוספת שיש לו היא שהוא אומר 'כן' כמעט לכל דבר שמבקשים ממנו.
לא סתם הוא כל הזמן בלחץ ורודף אחרי הזנב של עצמו".
"או קיי, נראה לי שהבנתי", אמרתי, "ומה את מתכננת לעשות עם זה?"
"תיכננתי לשבת איתו קצת על כל הנושא של ניהול זמן ולתת לו טיפים וכלים שיוכלו לעזור לו.
למשל, לסגור זמן לעבודה עצמית, לבנות תוכנית שבועית ולנעול ביומן את האבנים הגדולות שלו.
אני גם רוצה לשבת איתו על היומן שלו ולהראות לו דוגמא לכמה פגישות שאפשר לדחות או לבטל.
יצא לי לעשות איתו דברים דומים בעבר, ואולי הגיע הזמן לחזור לזה."
"יכול להיות", אמרתי לה, "בהצלחה עם זה."
"משהו אחד שאני מציע לך לבדוק זה האם בעיות ניהול הזמן שלו הם באמת בעיות ניהול זמן או משהו אחר.
כי אם הן לא באמת בעיות של ניהול זמן, אז כל הטיפים, העצות והכלים הנפלאים שתתני לו, לא באמת יעזרו."
**
לאורך השנים למדתי שלא כל הבעיות שנראות במבט ראשון כמו בעיות של ניהול זמן,
הן באמת כאלו.
יש כמה קשיים נפוצים ש"מתחפשים" לבעיות של ניהול זמן,
אך ניהול הזמן הוא רק הסימפטום, קצה הקרחון שמעל לפני המים,
בעוד שהקושי האמיתי אינו נובע ישירות ממיומנות של ניהול זמן אלא ממשהו אחר.
הנה ארבע דוגמאות נפוצות:
1. כשמישהו אומר שהכול דחוף, שהוא לא מוצא זמן להתפנות למשפחה או לקדם משהו שחשוב לו,
בסבירות גבוהה העניין פה הוא לא הבנה מנטלית של מה חשוב יותר או פחות, סדר וארגון.
ייתכן שהנקודה המרכזית היא שלתפיסתו הצרכים שלו שוים פחות מהצרכים של אנשים אחרים,
ולכן מה שהוא רוצה או צריך יהיה אחרון בסדרי העדיפויות.
כל מה שמישהו יבקש ממנו יזכה ל-"כן",
כי האפשרות של סירוב ונתינת מקום למה שחשוב לו על חשבון דברים שחשובים לאחרים,
היא בכלל לא אפשרות קיימת מבחינתו.
**
2. יש כאלו שקשה להם לומר "לא" לבקשות של אחרים ולשים גבולות, כי הם לא רוצה לפגוע באחרים.
חלק גדול מהם רואים עצמם כטיפוסים מרצים.
כשמעמיקים קצת יותר במה שקורה שם עבורם במצבים הללו שהם אומרים "כן" למרות שהיו רוצים לומר "לא",
מגלים שמתחת לאי הרצון לפגוע באחרים, חשוב להם מאוד שיאהבו ויקבלו אותם.
הם חוששים שאם הם יאמרו "לא" זה יוביל לכך שלא יאהבו אותם, ואולי אפילו ידחו אותם.
כלומר, מתחת לחשש לפגוע באחרים יש פחד גדול מדחייה ומפגיעה בעצמם.
**
3. לסוג השלישי שאני פוגש לא מעט אין בעיה לתעדף את הצרכים של עצמם והם לא חוששים מדחייה.
העניין שלהם קשור לתחושת ערך עצמי.
אם הם יגידו "לא" ואנשים יסתדרו בלעדיהם,
יתגלה שהם לא כאלו נדרשים או משמעותיים ושלא באמת צריכים אותם.
כשהם אומרים "כן" ולא שמים גבולות הם חווים עומס גדול אך גם מרוויחים מזה לא מעט:
תחושת ערך עצמי, סיפוק מהשלמת משימות ומטלות,
ואולי הכי חשוב – הוכחה לקריטיות שלהם ולכך שאי אפשר להסתדר בלעדיהם.
אבל אם יתגלה שאפשר להסתדר בלעדיהם, מה זה אומר על הערך, הייחודיות והעתיד שלהם?
**
4. לעתים הקושי לשים גבולות או לומר "לא" מגיע ממקום די מפתיע ושונה לחלוטין:
החשש להתמודד עם העבודה שהם אחראים עליה באופן ישיר.
כשהם עוזרים לכולם ובגלל זה מתעכבים במטלות שתחת אחריותם הישירה,
הם יכולים לקבל הערות על דחיית לוחות זמנים או על התקדמות לא מספקת,
אבל הם מרוויחים הרבה נקודות זכות על עבודת צוות ועזרה לאחרים,
ואת האפשרות להתחבא מאחורי סיבות ותירוצים ללמה העבודה שלהם לא מתקדמת מספיק.
לפעמים אמירת "כן" למישהו אחר היא בריחה מהתמודדות שמחכה להם,
ושהם לא בטוחים שיוכלו להצליח בה.
אם הם יתרכזו בעבודה שלהם ויקדישו לה הרבה יותר תשומת לב,
הם לא יוכלו להתחבא מאחורי הסיפור שהם עוזרים לכולם.
ומה יקרה אם גם אז העבודה שהם אחראים לה לא תתקדם מספיק?
זה יחשוף את חוסר המסוגלות ואת אי היכולת שלהם.
**
כשאנחנו נתקלים בבעיות ניהול זמן של עצמנו או של אחרים,
חשוב להבין האם הן באמת בעיות של ניהול זמן המצריכות פיתוח מיומנות של ניהול זמן,
או שהן ביטוי לאתגרים של דימוי וערך עצמי, תחושת מסוגלות וחשש מדחייה.
ההבחנה הזו חשובה ותסייע לנו להתמקד בשורש העניין מבלי לבזבז זמן ואנרגייה בכיוונים פחות מועילים.
לאחר שזיהינו את הקושי כדאי לזכור שכל קושי הוא למעשה שני דברים:
גם משהו שיש להתגבר עליו ולהפחית את השפעתו השלילית עלינו, וגם הזדמנות לצמיחה ולהתפתחות.
אם אנחנו מתקשים לנהל את סדרי העדיפויות שלנו כי לא נעים לנו לומר "לא" או לשים גבולות,
חשוב להבין שהפרויקטים, המטלות, הלקוחות, העובדים והמנהלים שנפגוש בשבוע הבא,
הם שדה האימונים והתרגול שלנו, הקרקע הפוריה שעליה נוכל לצמוח לגדול ולהתפתח.
לאט לאט, בסקרנות לא שיפוטית, ועם הרבה חמלה עצמית וכבוד למורכבות.
מה אתך..? מוצא/ת את עצמך באחד הסעיפים כאן? או שיש לך סיפור מיוחד משלך?
שבת של שלום,
חיים מלאים,
רוני ויינברגר
– קיבלת את המייל הזה ממישהו אחר ובא לך להצטרף לרשימת התפוצה שלי ולקבל את המיילים השבועיים ישירות ממני? ניתן לעשות זאת בתיבה שבקישור הבא
– רוצה לקבל במתנה את סדרת "52 הכלים לתקשורת מקרבת ומערכות יחסים"? לחיצה אחת וזה אצלך.