על פי עיקרון פארטו,
ב 20% מהזמן שלנו אנחנו משיגים 80% מהתפוקה שלנו או מהדברים החשובים שלנו.
ב 80% מהזמן את כל יתר ה – 20% .
אם מסתכלים על 80% הנותרים ומפעילים עליהם שוב את עיקרון פארטו 80/20,
ב 20% “העליונים” שם משיגים שוב 80% מהתפוקה שנותרה.
כשמנרמלים את זה יוצא שב 16% (20% מתוך 80%)
משיגים 16% (80% מתוך 20%).
זאת אומרת שב 36% (20 + 16) משיגים 96% תפוקה (80 + 16).
בואו נמשיך.
ל- 20% “התחתונים” מתוך 80% המייצרים את התפוקה הנמוכה יותר (16% תחתונים מתוך ה 100%)
יש ערך שולי, אפסי או שלילי.
זאת אומרת שב 16% מהזמן שלנו אנחנו מייצרים תפוקה אפסית ואולי אפילו יוצרים נזק.
בואו נתרגם את זה למספרים ברורים:
בשבוע עבודה שבו 45 שעות עבודה (תשע שעות ביום X חמישה ימים).
"36% השעות הגבוהות" המייצרות את 96% מהתפוקה
תסתכמנה לקצת יותר מ 16 שעות עבודה שבועיות.
"16% השעות הנמוכות" המייצרות תפוקה זניחה, אפסית או שלילית
תסתכמנה לקצת יותר מ – 7 שעות עבודה שבועיות.
לשם הבהירות – שעות האוכל או ההפסקה אינן חלק מהשעות הללו
מכיון שלאוכל ולהפסקה יש ערך שהוא הרבה מעבר לזניח או שלילי.
נותרנו עם "48% שעות רגילות"
שאינן נכללות בקבוצת האיכות הגבוהה או בקבוצת האיכות הזניחה -שלילית.
48% אלו מתורגמים לכ 21.5 שעות שכנראה אחראיות ל 4% מהתפוקה שלנו.
*****
כמה משמעויות:
1. בשליש מהזמן שלנו (36%, כ- 16 שעות עבודה) אנחנו סוגרים 96% ממה שחשוב שיקרה בשבוע.
2. חלק מהזמן שלנו (16%, כ – 7 שעות) מוקדש לדברים שעדיף לא לעשות בכלל.
עצם העשייה לא מועילה ולפעמים אפילו מזיקה. אי-עשיית כלום באותן שעות כבר מהווה שיפור.
3. כמעט מחצית מזמן העבודה שלנו ( 48%, כ- 21.5 שעות)
מוקדשת לדברים שהערך המוסף שלהם מסוים,
לא גבוה במיוחד אך כנראה גם לא אפסי או שלילי.
4. יכול להיות שיש משהו מתסכל בכך שב 48% מהזמן שלנו אנו משיגים 4% מהתפוקה,
אך יש בזה גם משהו מאוד משחרר:
ראשית, לא יקרה כלום אם לא נהיה במיטבנו שם.
לא בכל רגע נתון חשוב שנהיה הכי חדים או אפקטיביים.
שנית, 48% אלו הם למעשה הצדקת החשיבות והלגיטמיציה לזמן איכותי
שבדרך כלל מקבל פחות תשומת לב:
מנוחה, משחק, למידה, שוטטות, ספורט, יצירה, חשיבה, מערכות יחסים, ניסוי וטעייה וכו'
(אלא אם כן כבר ספרנו אותו בקבוצת ה – 36%).
*****
תרגומים מעשיים:
1. זיהוי 20% השעות העליונות קריטי.
איפה, במי ובמה אתם הולכים להשקיע את אותן תשע שעות השבוע?
דאגו שהן תיכנסנה ליומן ושמרו עליהן היטב ! (המלצה: קחו לפחות אחת מתוך התשע לתכנון).
2. זיהוי 16% השעות הגבוהות (שמתחת לעליונות) חשוב מאוד.
למה ולמי אתם רוצים להקדיש את שבע השעות הללו?
3. 36% זה מספיק !
אפשר לעצור כאן. עוד או יותר זה לא בהכרח עדיף או יותר טוב.
4. הוצאה לפועל של שעה מתוך קבוצת ה 36% היא סיבה למסיבה.
לעצור ולחגוג.
הזיהוי חשוב אך העשייה היא זו שמקדמת את הדברים הכי חשובים לכם.
5. זיהוי 16% השעות התחתונות הוא קריטי.
היפטרו מהן מהר ככל האפשר.
פעולות ביטול / דחייה / שינוי השעות הללו יכול לייצר ערך מיידי בעצם אי עשייתן.
פחות זה יותר !
6. 48% השעות שנשארו מחזיקות את החופש והאיזון שלכם.
אפשר להתחיל לנשום ולהתרווח.
הדברים החשובים כבר מטופלים.
אפשר להפסיק את המירוץ, להישען אחורה, לחגוג, להנות, להירגע.
כל מה שיגיע מכאן הוא בונוס.
7. בחירות 48%-16%-36% (חשיבות גבוהה, חשיבות שלילית, חשיבות מסוימת)
הן מהבחירות היותר חשובות שתעשו השבוע.
בחירות עם הרבה כבוד.
לעצמכם ולאחרים.
8. כמו ענפי ספורט אחרים, בתחילה זה קשה, מאולץ ולא נוח.
אחרי זמן מה מתרגלים, מתישהו מתחילים להנות
ואז מגיע שלב שלא מבינים איך היה אפשר בלי זה.
9. באופן דומה ניתן להתבונן בשבוע מלא 24X7 ולזהות את השעות שבו:
(60 שעות בעלי חשיבות גבוהה,
27 שעות בעלי חשיבות שלילית,
80 שעות בעלי חשיבות מסוימת).
10. החשיבות וההשפעה של 48%-16%-36% בשבוע מלא רק עולה ומתגברת.
הן בגלל בגלל מספר השעות והן בגלל חשיבות התחומים (מעבר לעבודה…).
*****
כמה מילים אישיות:
תוך כדי השבוע התחושות שלי היו מעורבות:
חלק מהדברים נמרחים,
אחרים תקועים,
לכמה דברים שתכננתי לא הגעתי,
כמה קונפליקטים,
מצב הרוח משתנה ועוד.
ואז… כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף,
אני שם לב שהרבה אנרגיה הושקעה ב "36% הגבוהים" שלי:
חלק מ "ה 36%" שלי היו מתוכננים מראש,
אחרים התגלו וקיבלו מקום תוך כדי השבוע.
בין היתר היו שם:
כמה אינטראקציות אישיות (לפעמים בנות 5 דקות),
תשומת לב והקשבה לנושא חשוב,
עצירה לעיכול, למחשבה ולתכנון,
זמן שקט,
נוכחות עם אנשים מסוימים,
צפייה במשחק כדורגל,
התמודדות עם קושי,
סגירת עסקה,
צעדים בתוך פרויקט מורכב ועוד.
כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף מנקודת מבט של 36%,
אני שם לב שאנרגייה משמעותית הושקעה במקומות חשובים.
ולמרות שלא לכל דבר היתה שורה תחתונה,
לא כל דבר ניתן למדידה ולכימות,
לא כל דבר שנעשה היה בשיא האפקטיביות,
או לשביעות רצוני המלאה.
למרות כל זאת…
יש משהו מרגיע, משמח ומחזק,
בידיעה ששיחקתי במגרש של ה 36% שלי השבוע.
כשאני רואה שלצדי היו שם עוד חברים ושותפים,
יש בזה משהו מרגש וממלא.
הכרת תודה גדולה.
חיים מלאים. יום יום.