תגית: אפקטיביות

בלי קשר עין.
אם אין ברירה ואתה חייב להסתכל, הסתכל מלמעלה.
בפנים חתומות.
לא לחייך.
נחמדות יכולה להיות מסוכנת.
היא עלולה לבלבל את מי שמולך.
חשוב שההפרדה ביניכם תישמר.

**
אפשר שאלות רק בתיאום מראש או בשעות קבלה.
אל תיתן לאדם שמולך להרגיש נוח מידי.
כשאתה משיב, ענה בקצרה ובחדות.
חתור לסיום שיחה.
אתה יודע איך לעשות את זה.
היזהר מאמפטית – יתר.
היא עלולה לעלות לך ביוקר.

**
באינטראקציה אתך, אל תתן מקום לבלבול ולחוסר הבנה.
אל תאפשר זמן לעיכול ולמחשבה.
הזמן שלך יקר.
יש לך הרבה עבודה לעשות.
עבודה חשובה.
כן, אתה מבין את מה שעובר עליהם,
אבל התפקיד שלך אינו ללמד או לתמוך.
לסבלנות-יתר יש מחירים.
אפקטיביות היא שם המשחק.

**
סמן גבולות ברורים.
שמור על מיקוד.
התרכז בעבודה שלך.
שמור על עצמך.
שאחרים יעשו את העבודה שלהם.
שהחולים והמשפחות יתמודדו.
כך זה עובד.
אין דרך אחרת.

חיים מלאים. היום.

נניח שאדם ממוצע ישן כ 6-8 שעות בלילה.
זמן הערות היומי שלו אם כך הוא כ 16-18 שעות.
לצורך הנוחות נעגל זאת ל- 1000 דקות
(שהם בעצם 16.6 שעות).
ניתן לחלק את 1000 הדקות הללו,
למאה מקטעים בני עשר דקות האחד (100X10 = 1000).

לאור החישוב, במהלך יום ממוצע,
כל אחד מאיתנו עובר בשעות הערות שלו
כמאה קטעים בני עשר דקות ביממה.
בבית, בעבודה, בנסיעות, בפקקים,
לבד, עם משפחה, עם חברים,
בטלפון, במחשב, מול הטלויזיה, בוואטסאפ,
בשירותים, במקלחת, במטבח, וכו'.
העיקרון ברור.

לצורך ההמחשה:
נסיעה בת כשלושים דקות מכילה שלושה קטעים,
פגישת עבודה בת שעה מכילה שישה קטעים,
סרט קולנוע באורך מלא מכיל 9-12 קטעים וכו'.

**
יציאה מאוטומט

דמיינו לעצמכם החלטה מודעת
שאתם לוקחים בכניסה למקטע בן עשר דקות.
משהו בסגנון "בעשר הדקות הקרובות אני… "
ההחלטה יכולה להיות למקטע הקרוב בלבד,
או לסדרת המקטעים הבאה.

לדוגמא:
בנסיעה בת שלושים דקות
ניתן לבחור לנסוע בבטחה ולהאזין לפודקאסט באורך של כחצי שעה
(החלטה אחת לשלושה מקטעים רצופים)
או לבחור לקיים שיחות טלפון עם מספר אנשים שונים
(כל אדם מהווה למעשה החלטה מודעת שונה).

דוגמא נוספת:
בפגישת עבודה בת שעה,
ניתן לבחור צורך או מטרה שבהם רוצים להתמקד
ואותם רוצים לקדם במהלך המפגש (החלטה לשישה מקטעים).
ניתן גם לחלק את הפגישה למספר מקטעים שונים
שמהם תיגזרנה החלטות תשומת לב שונות.
בפגישה שבה רמת המעורבות שלי נמוכה,
אולי אבחר להקדיש תשומת לב רבה בקטעים מסוימים
ולהתעסק בדברים שונים בקטעים אחרים.

דוגמא שלישית:
בזמן ליווי הילדים לחוג הטניס, הבלט או הכדורסל,
ניתן לקבל החלטה מודעת לנוכחות מלאה איתם
במהלך ארבעה פרקי זמן של עשר דקות
(ללא הצצות בסלולרי או שיחות טלפון).
באותו אופן, ניתן לקחת החלטה מודעת שונה,
גם היא לארבעה פרקי זמן רצופים,
לקניות בסופרמרקט, או לפגישת עבודה טלפונית.
כמובן שתמיד ניתן גם לוותר על החלטה מודעת
ולהעביר את הזמן בקפיצות תשומת לב אקראיות מכאן לשם.

**
מאה מקטעים ופארטו

על פי חוק פארטו (אפשר לקרוא עוד כאן וכאן) הידוע גם כחוק 20-80,
20% מהפעולות שלנו מייצרות 80% מהתוצאות,
20% מההחלטות שלנו הן בעלות השפעה של 80% וכו'.
בהמשך לקו זה, מתוך מאה המקטעים היומיים,
עשרים מקטעים הם כנראה בעלי חשיבות גבוהה במיוחד.
אם "מאה החלטות ביום" נשמע מאיים, מלחיץ או מציף,
למעשה עלינו לקבל רק כעשרים החלטות תשומת לב חשובות.
או פחות.
(בחירה בסרט קולנוע משובח מהווה החלטה אחת למספר מקטעים רצופים).

**

ספרינטים של תשומת לב

כתיבת הפוסט הזה ארכה מספר פרקי זמן רצופים.
היא תוצר של החלטה שקיבלתי ושל מחויבות לתשומת הלב המתאימה לפעולה המסוימת הזו.

מסר מרכזי:

מספר החלטות מצומצם יחסית,
המגיעות ממקום של בחירה מודעת,
כוונה מחודדת ומחויבות לביצוע
יכולות להשפיע על חיינו ועל חיי הסובבים אותנו
בצורה ניכרת, בפרקי זמן קצרים ובאופן יום-יומי.

* הרעיון וההשראה לפוסט הזה נולד מתוך הפוסט 100 Blocks a Day .

 

שבת של שלום,
חיים מלאים. היום.
רוני ויינברגר.

כל הקולות והקולות של כולם*

בקשה לשמוע את כל הקולות השונים
היא הזמנה להעלות נקודות והתייחסויות שטרם עלו.
זוהי גם הזמנה לא לחזור על נקודות ועל התייחסויות שכבר עלו.
המהות בסבב "כל הקולות" היא לזהות את מירב ההיבטים השונים הקשורים לנושא מסוים
בזמן קצר ככל האפשר בכדי לוודא שאיננו מחמיצים דבר.
ההתייחסויות השונות מהוות בסיס ראשוני או נקודת ביקורת שמהם ניתן להמשיך ולהעמיק בהמשך.

**
בקשה לשמוע את הקולות של כולם
היא הזמנה לכל אחת ואחד מהמשתתפים להביע את דעתם ואת עמדתם.
בסבב שכזה חשוב לשמוע את כולם גם אם נקודות והתייחסויות מסוימות חוזרות על עצמן.
המהות בסבב "הקולות של כולם" היא לשמוע היכן עומד כל אחד מהמשתתפים ביחס לנושא,
בכדי שניתן יהיה להבין את "המשקלים" בקבוצה, כמו גם את רמת החשיבות והעוצמות של הנקודות השונות.
ניתן לעשות זאת באריכות (דיבור חופשי…) או בקצרה (גם במשפט או שניים).

**
בתהליכים קבוצתיים מסוימים חשוב לשמוע את כל הקולות.
בתהליכים קבוצתיים אחרים חשוב לשמוע את הקולות של כולם.
בתהליכים קבוצתיים מסוג שלישי חשוב לשמוע גם וגם.

**
במפגש הקבוצתי הבא,
כשאתם מבקשים התייחסות מהמשתתפים,
היו ברורים עם עצמכם ועם אחרים:
האם אתם מזמינים את כל הקולות או את הקולות של כולם?

* קרדיט: הפוסט מבוסס על רעיון ששמעתי לראשונה לפני כשנה בסדנה של מיקי קשתן.

חיים מלאים. היום.

"הזדמנות לעצירה ולהתבוננות."
"בזבוז זמן שאין לי."
"תובנה אחת ששווה את זה."
"שום דבר חדש."
"כלי אחד ליישום מיידי."
"ניצול משאבים לא יעיל."
"תזכורת חשובה למשהו שידעתי ושכחתי."
"חפירה משעממת."
"זוית ראייה נוספת."
"למידה על עצמי, על אחרים או על העולם."
"עיכוב בעבודה שהיתה יכולה להיעשות בזמן הזה."
"חומר למחשבה."
"חויה מרעננת."

**
למרות שכולנו ישבנו פיזית באותו חדר,
באותן שעות, עם אותו כיבוד ועם אותה מצגת,
למעשה השתתפנו בשנים עשר סשנים שונים לחלוטין.

משפט הסיכום שלך לסשן שהשתתפת בו אתמול
מספר משהו על הסשן, על הקבוצה ועל המנחה.
וגם… אולי יותר מהכול… הוא מספר משהו עליך.

חיים מלאים. יום יום.

לַכֹּל זְמַן וְעֵת לְכָל-חֵפֶץ בָּאִרְגּוּן

זְמַן לַעֲצוֹר וּזְמַן לְהִתְקַדֵּם,

זְמַן לְהַתְחִיל וּזְמַן לְסַיֵּים,

זְמַן לִפְתּוֹחַ וּזְמַן לִסְגּוֹר,

זְמַן לְהַקְשִׁיב וּזְמַן לְשַׁתֵּף,

זְמַן לְהִתְלַבֵּט וּזְמַן לְהַחְלִיט,

זְמַן לְמַחְשָׁבוֹת וּזְמַן לִתְחוּשׁוֹת,

זְמַן לִשְׁאֵלוֹת וּזְמַן לִתְשׁוּבוֹת,

זְמַן לְדַבֵּר וּזְמַן לַעֲשׂוֹת,

זְמַן לְחַדֵּשׁ וּזְמַן לְשַׁמֵּר,

זְמַן לִיצוֹר וּזְמַן לַהֲרוֹס,

זְמַן לְפַקְפֵּק וּזְמַן לִבְטוֹחַ,

זְמַן לְהִתְמַקֵּד וּזְמַן לְהִתְפַּזֵּר,

זְמַן לְתַכְנֵן וּזְמַן לְאַלְתַּר,

זְמַן לְמִשְׁמַעַת וּזְמַן לְחוֹפֶשׁ,

זְמַן לְהוֹבִיל וּזְמַן לְהִצְטָרֵף,

זְמַן לְבַקֵּר וּזְמַן לְפַרגֶּן,

זְמַן לְהִתְנַגֵּד וּזְמַן לְהִתְמַסֵּר,

זְמַן לַחֲגוֹג וּזְמַן לְהִתְאַבֵּל.

**

צוות ההנהלה שפגשתי בתחילת השבוע "נקרע" בין ניסיון להתקדם
לבין רצון לשמור על כולם מחוברים ושמחים.

התשיעייה עבדה השבוע קשה ואינטנסיבי לקראת המפגש החשוב ביום רביעי.
אני תוהה עד כמה הם הרשו לעצמם לעצור ולחגוג לאחר שהוא הסתיים.

החמישייה מאתמול שניסתה להגיע להחלטה נעה הלוך ושוב,  
מבולבלת לעתים, עם הרבה דיבור וקצת פחות הקשבה,
בין רצון לסגור לבין חשש לסגור, בין פתרונות לבין צרכים.

– האם בארגון שלך יש זמן ולגיטימציה לדברים מסוימים ולא לאחרים?
– בפגישה הקרובה: האם ברור לכל המשתתפים למה חשוב להקדיש את הזמן?
– האם את מודעת למחזוריות התמידית ולמעברים הטבעיים בתהליכים שהצוות שלך עובר?
– זמן למה זה עכשיו… ?
– ועכשיו.. ?

שבת של שלום,
חיים מלאים יום יום,
רוני ויינברגר

אם אתם מעוניינים:
לשפר את תפקוד צוות ההנהלה שלכם (אפקטיביות + אווירה)
תוך מספר מפגשים מצומצם בתהליך מובנה ומואץ המשלב עשייה ולמידה
צרו קשר במייל חוזר.

בארגונים ובתרבויות רבים,
אפקטיביות הפכה להיות הדת החדשה.
דת מקודשת של פרודוקטיביות, תקתוק משימות וניצול זמן.
דת המקדשת את היותר ואת העוד.

**
בדת האפקטיביות,
"זמן מת" הוא פשע,
מצב Idle הוא חטא
Downtime זו תקלה
ארוחה היא מותרות
ומנוחה זה לחלשים.

**
לקנאים הפנאטיים של כת האפקטיביות
חשוב לעשות הרבה ומהר.
להגיע מיד לשורה התחתונה.
לדבר בקיצור ולרוץ להוציא לפועל.
לעצירה, הורדת הילוך, שוטטות ומשחק אין מקום.
על בישול של רעיון, תהליך או מערכת יחסים
מסתכלים בעין עקומה.

**
כשעובדים את אלילי האפקטיביות
לא חייבים להעלות קורבנות
או להשתחוות לפסלים.

חיים מלאים. יום יום.

על פי עיקרון פארטו,
ב 20% מהזמן שלנו אנחנו משיגים 80% מהתפוקה שלנו או מהדברים החשובים שלנו.
ב 80% מהזמן את כל יתר ה – 20% .
אם מסתכלים על 80% הנותרים ומפעילים עליהם שוב את עיקרון פארטו 80/20,
ב 20% “העליונים” שם משיגים שוב 80% מהתפוקה שנותרה.

כשמנרמלים את זה יוצא שב 16% (20% מתוך 80%)
משיגים 16% (80% מתוך 20%).
זאת אומרת שב 36% (20 + 16) משיגים 96% תפוקה (80 + 16).

בואו נמשיך.

ל- 20% “התחתונים” מתוך 80% המייצרים את התפוקה הנמוכה יותר (16% תחתונים מתוך ה 100%)
יש ערך שולי, אפסי או שלילי.
זאת אומרת שב 16% מהזמן שלנו אנחנו מייצרים תפוקה אפסית ואולי אפילו יוצרים נזק.

בואו נתרגם את זה למספרים ברורים:
בשבוע עבודה שבו 45 שעות עבודה (תשע שעות ביום X חמישה ימים).

"36% השעות הגבוהות" המייצרות את 96% מהתפוקה
תסתכמנה לקצת יותר מ 16 שעות עבודה שבועיות.

"16% השעות הנמוכות" המייצרות תפוקה זניחה, אפסית או שלילית
תסתכמנה לקצת יותר מ – 7 שעות עבודה שבועיות.
לשם הבהירות – שעות האוכל או ההפסקה אינן חלק מהשעות הללו
מכיון שלאוכל ולהפסקה יש ערך שהוא הרבה מעבר לזניח או שלילי.

נותרנו עם "48% שעות רגילות"
שאינן נכללות בקבוצת האיכות הגבוהה או בקבוצת האיכות הזניחה -שלילית.
48% אלו מתורגמים לכ 21.5 שעות שכנראה אחראיות ל 4% מהתפוקה שלנו.

*****

כמה משמעויות:

1. בשליש מהזמן שלנו (36%, כ- 16 שעות עבודה) אנחנו סוגרים 96% ממה שחשוב שיקרה בשבוע.

2. חלק מהזמן שלנו (16%, כ – 7 שעות) מוקדש לדברים שעדיף לא לעשות בכלל.
עצם העשייה לא מועילה ולפעמים אפילו מזיקה. אי-עשיית כלום באותן שעות כבר מהווה שיפור.

3. כמעט מחצית מזמן העבודה שלנו ( 48%, כ- 21.5 שעות)
מוקדשת לדברים שהערך המוסף שלהם מסוים,
לא גבוה במיוחד אך כנראה גם לא אפסי או שלילי.

4. יכול להיות שיש משהו מתסכל בכך שב 48% מהזמן שלנו אנו משיגים 4% מהתפוקה,
אך יש בזה גם משהו מאוד משחרר:
ראשית, לא יקרה כלום אם לא נהיה במיטבנו שם.
לא בכל רגע נתון חשוב שנהיה הכי חדים או אפקטיביים.
שנית, 48% אלו הם למעשה הצדקת החשיבות והלגיטמיציה לזמן איכותי
שבדרך כלל מקבל פחות תשומת לב:
מנוחה, משחק, למידה, שוטטות, ספורט, יצירה, חשיבה, מערכות יחסים, ניסוי וטעייה וכו'
(אלא אם כן כבר ספרנו אותו בקבוצת ה – 36%).

*****

תרגומים מעשיים:

1. זיהוי 20% השעות העליונות קריטי.
איפה, במי ובמה אתם הולכים להשקיע את אותן תשע שעות השבוע?
דאגו שהן תיכנסנה ליומן ושמרו עליהן היטב ! (המלצה: קחו לפחות אחת מתוך התשע לתכנון).

2. זיהוי 16% השעות הגבוהות (שמתחת לעליונות) חשוב מאוד.
למה ולמי אתם רוצים להקדיש את שבע השעות הללו?

3. 36% זה מספיק !
אפשר לעצור כאן. עוד או יותר זה לא בהכרח עדיף או יותר טוב.

4. הוצאה לפועל של שעה מתוך קבוצת ה 36% היא סיבה למסיבה.
לעצור ולחגוג.
הזיהוי חשוב אך העשייה היא זו שמקדמת את הדברים הכי חשובים לכם.

5. זיהוי 16% השעות התחתונות הוא קריטי.
היפטרו מהן מהר ככל האפשר.
פעולות ביטול / דחייה / שינוי השעות הללו יכול לייצר ערך מיידי בעצם אי עשייתן.
פחות זה יותר !

6. 48% השעות שנשארו מחזיקות את החופש והאיזון שלכם.
אפשר להתחיל לנשום ולהתרווח.
הדברים החשובים כבר מטופלים.
אפשר להפסיק את המירוץ, להישען אחורה, לחגוג, להנות, להירגע.
כל מה שיגיע מכאן הוא בונוס.

7. בחירות 48%-16%-36% (חשיבות גבוהה, חשיבות שלילית, חשיבות מסוימת)
הן מהבחירות היותר חשובות שתעשו השבוע.
בחירות עם הרבה כבוד.
לעצמכם ולאחרים.

8. כמו ענפי ספורט אחרים, בתחילה זה קשה, מאולץ ולא נוח.
אחרי זמן מה מתרגלים, מתישהו מתחילים להנות
ואז מגיע שלב שלא מבינים איך היה אפשר בלי זה.

9. באופן דומה ניתן להתבונן בשבוע מלא 24X7 ולזהות את השעות שבו:
(60 שעות בעלי חשיבות גבוהה,
27 שעות בעלי חשיבות שלילית,
80 שעות בעלי חשיבות מסוימת).

10. החשיבות וההשפעה של 48%-16%-36% בשבוע מלא רק עולה ומתגברת.
הן בגלל בגלל מספר השעות והן בגלל חשיבות התחומים (מעבר לעבודה…).

*****

כמה מילים אישיות:

תוך כדי השבוע התחושות שלי היו מעורבות:
חלק מהדברים נמרחים,
אחרים תקועים,
לכמה דברים שתכננתי לא הגעתי,
כמה קונפליקטים,
מצב הרוח משתנה ועוד.

ואז… כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף,
אני שם לב שהרבה אנרגיה הושקעה ב "36% הגבוהים" שלי:
חלק מ "ה 36%" שלי היו מתוכננים מראש,
אחרים התגלו וקיבלו מקום תוך כדי השבוע.
בין היתר היו שם:
כמה אינטראקציות אישיות (לפעמים בנות 5 דקות),
תשומת לב והקשבה לנושא חשוב,
עצירה לעיכול, למחשבה ולתכנון,
זמן שקט,
נוכחות עם אנשים מסוימים,
צפייה במשחק כדורגל,
התמודדות עם קושי,
סגירת עסקה,
צעדים בתוך פרויקט מורכב ועוד.

כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף מנקודת מבט של 36%,
אני שם לב שאנרגייה משמעותית הושקעה במקומות חשובים.
ולמרות שלא לכל דבר היתה שורה תחתונה,
לא כל דבר ניתן למדידה ולכימות,
לא כל דבר שנעשה היה בשיא האפקטיביות,
או לשביעות רצוני המלאה.

למרות כל זאת…
יש משהו מרגיע, משמח ומחזק,
בידיעה ששיחקתי במגרש של ה 36% שלי השבוע.
כשאני רואה שלצדי היו שם עוד חברים ושותפים,
יש בזה משהו מרגש וממלא.
הכרת תודה גדולה.

חיים מלאים. יום יום.