תגית: ניהול זמן

ניהול זמן, בדומה למערכות יחסים, היא מיומנות קריטית שתמיד אפשר לפתח יותר,
ושתרומתה והשפעתה על חיינו היא אדירה.
יש משהו קצת מיושן, מקטין ולא מדויק בכותרת "ניהול זמן", כאילו זמן זה משהו שאפשר לנהל אותו.
המושג שהרבה יותר מדבר אלי הוא "ניהול אנרגיה ותשומת לב".
למי ולמה אנו מקדישים את תשומת הלב והאנרגיה שלנו?

מנהלת שפגשתי בשבוע שעבר סיפרה לי על בעיית ניהול זמן של אחד העובדים שלה:
הוא עובד מצטיין, איש צוות נהדר, חכם וחרוץ והיא מאוד שבעת רצון ממנו.
לדבריה אחת הבעיות שהכי מגבילות אותו ושעלולה לפגוע בהתפתחות העתידית שלו קשורה לניהול זמן.

"מה זה אומר?" שאלתי אותה.
"היומן שלו תמיד מפוצץ והוא כל הזמן בלחץ.
הוא מתקשה לתעדף דברים ולהבחין בין מה חשוב יותר למה חשוב פחות.
בעיה נוספת שיש לו היא שהוא אומר 'כן' כמעט לכל דבר שמבקשים ממנו.
לא סתם הוא כל הזמן בלחץ ורודף אחרי הזנב של עצמו".

"או קיי, נראה לי שהבנתי", אמרתי, "ומה את מתכננת לעשות עם זה?"
"תיכננתי לשבת איתו קצת על כל הנושא של ניהול זמן ולתת לו טיפים וכלים שיוכלו לעזור לו.
למשל, לסגור זמן לעבודה עצמית, לבנות תוכנית שבועית ולנעול ביומן את האבנים הגדולות שלו.
אני גם רוצה לשבת איתו על היומן שלו ולהראות לו דוגמא לכמה פגישות שאפשר לדחות או לבטל.
יצא לי לעשות איתו דברים דומים בעבר, ואולי הגיע הזמן לחזור לזה."

"יכול להיות", אמרתי לה, "בהצלחה עם זה."
"משהו אחד שאני מציע לך לבדוק זה האם בעיות ניהול הזמן שלו הם באמת בעיות ניהול זמן או משהו אחר.
כי אם הן לא באמת בעיות של ניהול זמן, אז כל הטיפים, העצות והכלים הנפלאים שתתני לו, לא באמת יעזרו."

**
לאורך השנים למדתי שלא כל הבעיות שנראות במבט ראשון כמו בעיות של ניהול זמן,
הן באמת כאלו.
יש כמה קשיים נפוצים ש"מתחפשים" לבעיות של ניהול זמן,
אך ניהול הזמן הוא רק הסימפטום, קצה הקרחון שמעל לפני המים,
בעוד שהקושי האמיתי אינו נובע ישירות ממיומנות של ניהול זמן אלא ממשהו אחר.

הנה ארבע דוגמאות נפוצות:

1. כשמישהו אומר שהכול דחוף, שהוא לא מוצא זמן להתפנות למשפחה או לקדם משהו שחשוב לו,
בסבירות גבוהה העניין פה הוא לא הבנה מנטלית של מה חשוב יותר או פחות, סדר וארגון.
ייתכן שהנקודה המרכזית היא שלתפיסתו הצרכים שלו שוים פחות מהצרכים של אנשים אחרים,
ולכן מה שהוא רוצה או צריך יהיה אחרון בסדרי העדיפויות.
כל מה שמישהו יבקש ממנו יזכה ל-"כן",
כי האפשרות של סירוב ונתינת מקום למה שחשוב לו על חשבון דברים שחשובים לאחרים,
היא בכלל לא אפשרות קיימת מבחינתו.

**
2. יש כאלו שקשה להם לומר "לא" לבקשות של אחרים ולשים גבולות, כי הם לא רוצה לפגוע באחרים.
חלק גדול מהם רואים עצמם כטיפוסים מרצים.
כשמעמיקים קצת יותר במה שקורה שם עבורם במצבים הללו שהם אומרים "כן" למרות שהיו רוצים לומר "לא",
מגלים שמתחת לאי הרצון לפגוע באחרים, חשוב להם מאוד שיאהבו ויקבלו אותם.
הם חוששים שאם הם יאמרו "לא" זה יוביל לכך שלא יאהבו אותם, ואולי אפילו ידחו אותם.
כלומר, מתחת לחשש לפגוע באחרים יש פחד גדול מדחייה ומפגיעה בעצמם.

**
3. לסוג השלישי שאני פוגש לא מעט אין בעיה לתעדף את הצרכים של עצמם והם לא חוששים מדחייה.
העניין שלהם קשור לתחושת ערך עצמי.
אם הם יגידו "לא" ואנשים יסתדרו בלעדיהם,
יתגלה שהם לא כאלו נדרשים או משמעותיים ושלא באמת צריכים אותם.
כשהם אומרים "כן" ולא שמים גבולות הם חווים עומס גדול אך גם מרוויחים מזה לא מעט:
תחושת ערך עצמי, סיפוק מהשלמת משימות ומטלות,
ואולי הכי חשוב – הוכחה לקריטיות שלהם ולכך שאי אפשר להסתדר בלעדיהם.
אבל אם יתגלה שאפשר להסתדר בלעדיהם, מה זה אומר על הערך, הייחודיות והעתיד שלהם?

**
4. לעתים הקושי לשים גבולות או לומר "לא" מגיע ממקום די מפתיע ושונה לחלוטין:
החשש להתמודד עם העבודה שהם אחראים עליה באופן ישיר.
כשהם עוזרים לכולם ובגלל זה מתעכבים במטלות שתחת אחריותם הישירה,
הם יכולים לקבל הערות על דחיית לוחות זמנים או על התקדמות לא מספקת,
אבל הם מרוויחים הרבה נקודות זכות על עבודת צוות ועזרה לאחרים,
ואת האפשרות להתחבא מאחורי סיבות ותירוצים ללמה העבודה שלהם לא מתקדמת מספיק.
לפעמים אמירת "כן" למישהו אחר היא בריחה מהתמודדות שמחכה להם,
ושהם לא בטוחים שיוכלו להצליח בה.
אם הם יתרכזו בעבודה שלהם ויקדישו לה הרבה יותר תשומת לב,
הם לא יוכלו להתחבא מאחורי הסיפור שהם עוזרים לכולם.
ומה יקרה אם גם אז העבודה שהם אחראים לה לא תתקדם מספיק?
זה יחשוף את חוסר המסוגלות ואת אי היכולת שלהם.

**
כשאנחנו נתקלים בבעיות ניהול זמן של עצמנו או של אחרים,
חשוב להבין האם הן באמת בעיות של ניהול זמן המצריכות פיתוח מיומנות של ניהול זמן,
או שהן ביטוי לאתגרים של דימוי וערך עצמי, תחושת מסוגלות וחשש מדחייה.
ההבחנה הזו חשובה ותסייע לנו להתמקד בשורש העניין מבלי לבזבז זמן ואנרגייה בכיוונים פחות מועילים.

לאחר שזיהינו את הקושי כדאי לזכור שכל קושי הוא למעשה שני דברים:
גם משהו שיש להתגבר עליו ולהפחית את השפעתו השלילית עלינו, וגם הזדמנות לצמיחה ולהתפתחות.

אם אנחנו מתקשים לנהל את סדרי העדיפויות שלנו כי לא נעים לנו לומר "לא" או לשים גבולות,
חשוב להבין שהפרויקטים, המטלות, הלקוחות, העובדים והמנהלים שנפגוש בשבוע הבא,
הם שדה האימונים והתרגול שלנו, הקרקע הפוריה שעליה נוכל לצמוח לגדול ולהתפתח.
לאט לאט, בסקרנות לא שיפוטית, ועם הרבה חמלה עצמית וכבוד למורכבות.

מה אתך..? מוצא/ת את עצמך באחד הסעיפים כאן? או שיש לך סיפור מיוחד משלך?

שבת של שלום,
חיים מלאים,
רוני ויינברגר

– קיבלת את המייל הזה ממישהו אחר ובא לך להצטרף לרשימת התפוצה שלי ולקבל את המיילים השבועיים ישירות ממני? ניתן לעשות זאת בתיבה שבקישור הבא 

– רוצה לקבל במתנה את סדרת "52 הכלים לתקשורת מקרבת ומערכות יחסים"? לחיצה אחת וזה אצלך.

"אני אדם מאושר מאז ה -1 בינואר 1990, היום שבו ויתרתי על שימוש בדוא"ל.
נהגתי להשתמש בדוא"ל מאז 1975, ונראה לי כי 15 שנות דוא"ל הם די והותר לחיים שלמים.
אימייל הוא דבר נפלא עבור אנשים שתפקידם בחיים הוא להיות בשליטה על העניינים.
On top of things.
אבל לא בשבילי; תפקידי בחיים הוא להיות ב"חלק התחתון" של דברים.
On the bottom of things.

מה שאני עושה דורש שעות ארוכות של לימוד וריכוז מתמשך ובלתי מופרע.
אני מנסה ללמוד תחומים מסוימים של מדעי המחשב באופן מעמיק.
ואז אני מנסה לעבד את הידע הזה באופן נגיש לאנשים שאין להם זמן ללימוד כזה.

עם זאת, חשוב לי לתקשר עם אלפי אנשים בכל רחבי העולם בזמן שאני כותב את ספריי.
אני גם רוצה לתת מענה לאנשים שקוראים את ספרי ושיש להם שאלות או הערות.
מטרתי היא לעשות תקשורת זו ביעילות, אחת לתקופה. לדוגמא – יום אחד בכל שלושה חודשים.

אז אם אתם רוצים לכתוב לי לגבי נושא כלשהו, השתמשו בדואר רגיל ושלחו לי מכתב לכתובת הבאה:
Prof. Donald E. Knuth
Computer Science Department
Gates Building 4B
Stanford University
Stanford, CA 94305-9045 USA.

יש לי מזכירה נפלאה שעוברת על הדואר הנכנס ובוחרת מתוכו את אותם נושאים שאותם אני מצפה לקרוא בדחיפות.
כל השאר מועבר ל"שטח אחסון" זמני שאותו אני מרוקן מעת לעת."

**
הטקסט המקורי נכתב באנגלית ע"י פרופסור קנוט' ומופיע באתר שלו. בדיוק כאן.
הקטע בעברית הינו תרגום חופשי שלי.
זוהי דוגמא מעוררת השראה בעיני.
180 מעלות מתרבות האימייל/פייסבוק/אינסטוש/וואטסאפ/סנאפצ'ט/טוויטר וכו'
שבה מקדשים זמינות מלאה, חיבור מתמיד ותגובה מיידית לכל פנייה, הפרעה והסחת דעת.

(** הדוגמא מתוך הספר – Deep Work / Cal Newport )

חיים מלאים. היום.

על פי עיקרון פארטו,
ב 20% מהזמן שלנו אנחנו משיגים 80% מהתפוקה שלנו או מהדברים החשובים שלנו.
ב 80% מהזמן את כל יתר ה – 20% .
אם מסתכלים על 80% הנותרים ומפעילים עליהם שוב את עיקרון פארטו 80/20,
ב 20% “העליונים” שם משיגים שוב 80% מהתפוקה שנותרה.

כשמנרמלים את זה יוצא שב 16% (20% מתוך 80%)
משיגים 16% (80% מתוך 20%).
זאת אומרת שב 36% (20 + 16) משיגים 96% תפוקה (80 + 16).

בואו נמשיך.

ל- 20% “התחתונים” מתוך 80% המייצרים את התפוקה הנמוכה יותר (16% תחתונים מתוך ה 100%)
יש ערך שולי, אפסי או שלילי.
זאת אומרת שב 16% מהזמן שלנו אנחנו מייצרים תפוקה אפסית ואולי אפילו יוצרים נזק.

בואו נתרגם את זה למספרים ברורים:
בשבוע עבודה שבו 45 שעות עבודה (תשע שעות ביום X חמישה ימים).

"36% השעות הגבוהות" המייצרות את 96% מהתפוקה
תסתכמנה לקצת יותר מ 16 שעות עבודה שבועיות.

"16% השעות הנמוכות" המייצרות תפוקה זניחה, אפסית או שלילית
תסתכמנה לקצת יותר מ – 7 שעות עבודה שבועיות.
לשם הבהירות – שעות האוכל או ההפסקה אינן חלק מהשעות הללו
מכיון שלאוכל ולהפסקה יש ערך שהוא הרבה מעבר לזניח או שלילי.

נותרנו עם "48% שעות רגילות"
שאינן נכללות בקבוצת האיכות הגבוהה או בקבוצת האיכות הזניחה -שלילית.
48% אלו מתורגמים לכ 21.5 שעות שכנראה אחראיות ל 4% מהתפוקה שלנו.

*****

כמה משמעויות:

1. בשליש מהזמן שלנו (36%, כ- 16 שעות עבודה) אנחנו סוגרים 96% ממה שחשוב שיקרה בשבוע.

2. חלק מהזמן שלנו (16%, כ – 7 שעות) מוקדש לדברים שעדיף לא לעשות בכלל.
עצם העשייה לא מועילה ולפעמים אפילו מזיקה. אי-עשיית כלום באותן שעות כבר מהווה שיפור.

3. כמעט מחצית מזמן העבודה שלנו ( 48%, כ- 21.5 שעות)
מוקדשת לדברים שהערך המוסף שלהם מסוים,
לא גבוה במיוחד אך כנראה גם לא אפסי או שלילי.

4. יכול להיות שיש משהו מתסכל בכך שב 48% מהזמן שלנו אנו משיגים 4% מהתפוקה,
אך יש בזה גם משהו מאוד משחרר:
ראשית, לא יקרה כלום אם לא נהיה במיטבנו שם.
לא בכל רגע נתון חשוב שנהיה הכי חדים או אפקטיביים.
שנית, 48% אלו הם למעשה הצדקת החשיבות והלגיטמיציה לזמן איכותי
שבדרך כלל מקבל פחות תשומת לב:
מנוחה, משחק, למידה, שוטטות, ספורט, יצירה, חשיבה, מערכות יחסים, ניסוי וטעייה וכו'
(אלא אם כן כבר ספרנו אותו בקבוצת ה – 36%).

*****

תרגומים מעשיים:

1. זיהוי 20% השעות העליונות קריטי.
איפה, במי ובמה אתם הולכים להשקיע את אותן תשע שעות השבוע?
דאגו שהן תיכנסנה ליומן ושמרו עליהן היטב ! (המלצה: קחו לפחות אחת מתוך התשע לתכנון).

2. זיהוי 16% השעות הגבוהות (שמתחת לעליונות) חשוב מאוד.
למה ולמי אתם רוצים להקדיש את שבע השעות הללו?

3. 36% זה מספיק !
אפשר לעצור כאן. עוד או יותר זה לא בהכרח עדיף או יותר טוב.

4. הוצאה לפועל של שעה מתוך קבוצת ה 36% היא סיבה למסיבה.
לעצור ולחגוג.
הזיהוי חשוב אך העשייה היא זו שמקדמת את הדברים הכי חשובים לכם.

5. זיהוי 16% השעות התחתונות הוא קריטי.
היפטרו מהן מהר ככל האפשר.
פעולות ביטול / דחייה / שינוי השעות הללו יכול לייצר ערך מיידי בעצם אי עשייתן.
פחות זה יותר !

6. 48% השעות שנשארו מחזיקות את החופש והאיזון שלכם.
אפשר להתחיל לנשום ולהתרווח.
הדברים החשובים כבר מטופלים.
אפשר להפסיק את המירוץ, להישען אחורה, לחגוג, להנות, להירגע.
כל מה שיגיע מכאן הוא בונוס.

7. בחירות 48%-16%-36% (חשיבות גבוהה, חשיבות שלילית, חשיבות מסוימת)
הן מהבחירות היותר חשובות שתעשו השבוע.
בחירות עם הרבה כבוד.
לעצמכם ולאחרים.

8. כמו ענפי ספורט אחרים, בתחילה זה קשה, מאולץ ולא נוח.
אחרי זמן מה מתרגלים, מתישהו מתחילים להנות
ואז מגיע שלב שלא מבינים איך היה אפשר בלי זה.

9. באופן דומה ניתן להתבונן בשבוע מלא 24X7 ולזהות את השעות שבו:
(60 שעות בעלי חשיבות גבוהה,
27 שעות בעלי חשיבות שלילית,
80 שעות בעלי חשיבות מסוימת).

10. החשיבות וההשפעה של 48%-16%-36% בשבוע מלא רק עולה ומתגברת.
הן בגלל בגלל מספר השעות והן בגלל חשיבות התחומים (מעבר לעבודה…).

*****

כמה מילים אישיות:

תוך כדי השבוע התחושות שלי היו מעורבות:
חלק מהדברים נמרחים,
אחרים תקועים,
לכמה דברים שתכננתי לא הגעתי,
כמה קונפליקטים,
מצב הרוח משתנה ועוד.

ואז… כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף,
אני שם לב שהרבה אנרגיה הושקעה ב "36% הגבוהים" שלי:
חלק מ "ה 36%" שלי היו מתוכננים מראש,
אחרים התגלו וקיבלו מקום תוך כדי השבוע.
בין היתר היו שם:
כמה אינטראקציות אישיות (לפעמים בנות 5 דקות),
תשומת לב והקשבה לנושא חשוב,
עצירה לעיכול, למחשבה ולתכנון,
זמן שקט,
נוכחות עם אנשים מסוימים,
צפייה במשחק כדורגל,
התמודדות עם קושי,
סגירת עסקה,
צעדים בתוך פרויקט מורכב ועוד.

כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף מנקודת מבט של 36%,
אני שם לב שאנרגייה משמעותית הושקעה במקומות חשובים.
ולמרות שלא לכל דבר היתה שורה תחתונה,
לא כל דבר ניתן למדידה ולכימות,
לא כל דבר שנעשה היה בשיא האפקטיביות,
או לשביעות רצוני המלאה.

למרות כל זאת…
יש משהו מרגיע, משמח ומחזק,
בידיעה ששיחקתי במגרש של ה 36% שלי השבוע.
כשאני רואה שלצדי היו שם עוד חברים ושותפים,
יש בזה משהו מרגש וממלא.
הכרת תודה גדולה.

חיים מלאים. יום יום.

שיטה א' לניהול זמן:
20% מיילים.
20% ישיבות.
20% וואטסאפים והודעות.
20% מעברים בין דברים ומרדף אחרי הזנב של עצמך.
20% טלוויזיה, פייסבוק, יוטיוב, Ynet וכו'.
20% להתמקד במה שבאמת חשוב בעבודה.
20% אוכל, שינה, פעילות גופנית, למידה, מערכות יחסים, השקעה בעצמך.

הוראות לשיטה א':
– לפעול לפי סדר הרשימה.
– להיות מחובר וזמין כל הזמן. לכל דבר ולכל אדם.
– בכל פעם שנכנס משהו לעצור הכול ולתת לו עדיפות.
– אם לא מספיקים הכול לקצץ את הדברים שבתחתית הרשימה.

**
שיטה ב' לניהול זמן:
30% להתמקד במה שחשוב.
20% טיפוח תנאים מיטביים: מנוחה, תזונה, פעילות גופנית, מערכות יחסים וכו'.
20% למידה משמעותית.
20% לשיקול דעתך. כולל משחק, תחביבים, חגיגות וכו'…
10% כלום. מרחב פתוח. שוטטות.

הוראות לשיטה ב':
– לפעול לפי סדר הרשימה.
– לשמור על ניתוק מהסביבה ועל נוכחות מלאה עם הדבר או האדם שבוחרים לתת לו תשומת לב כרגע.
– בכל פעם שנכנס משהו חדש לבדוק האם הוא מספיק חשוב ולפעול בהתאם.
– אם לא מספיקים הכול לקצץ את הדברים שבתחתית הרשימה.

**
שתי מיומנויות קריטיות:
1. ניהול "השקעות תשומת לב".
2. סינון רעשים.

חיים מלאים. יום יום.

ניהול קונפליקטים:
1. להיכנס לפחות קונפליקטים.
2. לפתור קונפליקטים שנכנסת אליהם יותר מהר.
3. להיות פחות מושפע מקונפליקט קיים שפתוח.

מכירות:
1. לגייס לקוחות חדשים.
2. להפחית עזיבת לקוחות.
3. להגדיל מכירות ללקוחות קיימים.

ניהול זמן:
1. להקדיש יותר זמן לדברים חשובים.
2. לצמצם זמן המושקע בדברים לא חשובים.
3. לנצל טוב יותר את הזמן המוקדש לדברים חשובים.

כסף:
1. להגדיל הכנסות.
2. להקטין הוצאות.
3. לנצל יותר טוב כסף קיים.

בריאות:
1. תזונה.
2. פעילות גופנית.
3. שינה ומנוחה.

מצויינות:
1. להתחיל משהו חדש שמקדם.
2. להפסיק משהו קיים שמגביל.
3. לשמר ולשפר משהו קיים ובעל ערך.

***
5% שיפור באחד המרכיבים בתחום מסוים אפשרי ולפעמים אפילו קל.
זה מצריך בחירה, תשומת לב ומחויבות.

5% שיפור בכל שלושת המרכיבים של תחום מסוים,
מביא לקפיצת מדרגה (הרבה יותר מ 15%) באותו תחום.

האנרגייה הנוצרת משיפור משולב בתחום מזינה את עצמה ומתעצמת.
מומנטום הנוצר ומתגבר לאורך זמן מביא לטרנספורמציה מופלאה.

**
זה לא "בשמיים".
בוחרים תחום חשוב.
מפנים זמן.
מקדישים תשומת לב.
בונים תכנית.
עושים צעד ראשון.
חוגגים התקדמות וממשיכים.

ב-21 ימים אפשר לראות תוצאות ולחוות התחלה של שינוי.

חיים מלאים. יום יום.