תגית: פארטו

אתגרי ניהול הביצועים שמנהלים מתמודדים איתם הם תמיד פרי של פעולות עבר מתמשכות.

הדבר שאנו פוגשים היום הוא תוצר של דברים שעשינו ולא עשינו בעבר.
משוב שנתנו או לא נתנו.
אמירות שאמרנו או נמנענו מלומר.
החלטות שקיבלנו ובחירות שבחרנו.

לכל דבר שאנו אומרים ועושים יש השפעה.
לדרך שבה אנו מתייחסים לדברים מסוימים שמתרחשים יש השפעה.
התמודדות עם "בעיית ביצועים" של עובד המדווח אלינו היא תמיד תוצר-משותף של שני אנשים לפחות.
שלו ושלנו.
אף פעם זו לא רק בעיה שלו. או באשמתו.
אף פעם זו לא רק בעיה שלנו. או באשמתנו.

ב- 100% מהמקרים יש פה תרומה משותפת שבזכותה הגענו למצב הזה.

**
כמנהלים חשוב שנכיר בתרומה ובאחריות שלנו.

שנמצא את הקו העדין המשלב אמפתיה, רגישות ואכפתיות
לצד הגדרת ציפיות ברורות ומתן משוב בונה ובהיר.
כשאנו בוחרים להעלים עין, להנמיך ציפיות, להתפשר,
להימנע מלהעביר מסר או לקחת על עצמנו אחריות שאינה שלנו,
אנו זוכים (אולי…) בהקלה רגעית וזורעים זרעים למצב קשה, מורכב וכואב יותר לניהול בעתיד.

**
ניהול "ביצועי עובדים"
(איני אוהב את המושג הזה ומחפש מושג אחר, מדויק עבורי יותר…)
הוא קודם כל ניהול עצמי:
ניהול התפיסות שלנו והדרך שבה אנו מעבדים את העולם.
ניהול הפרשנויות והשיפוטים שלנו.
ניהול הסיפורים שאנו מספרים לעצמנו.
מודעות לרגשות ולצרכים שלנו,
למה שאנו מקווים להשיג,
למה שאנו רוצים או לא רוצים לחוות,
למה שאנו חוששים שיקרה.

**
ניהול "ביצועי עובדים" הוא קודם כל ניהול עצמי.
קודם כל ולא רק.
ניהול ביצועי עובדים הוא ניהול עצמי והרבה מעבר לכך.

בעבודה הניהולית, אנו נוגעים באנשים ובחיים של אנשים.
אנחנו משפיעים עליהם ועל משפחותיהם.
לא רק במצבי "קצה" של גיוס או פיטורין.
בדומה למערכות יחסים אחרות, גם מערכת היחסים שבין עובד/ת ומנהל/ת
מזמנת ברמה יום-יומית אתגרים, עימותים, קשיים ומתחים,
לצד אינספור הזדמנויות לגדילה, צמיחה, חיבור והתפתחות.

בעבודתי עם מאות רבות של מנהלים בשנים האחרונות,
(וגם מתוך החוויה האישית שלי כמנהל)
אני למד שאתגרי "ניהול ביצועים" הם מהיותר קשים, מאתגרים ומורכבים למנהלים.
וגם מהיותר חשובים, משפיעים ומשמעותיים.

**
המלצה אישית וארגונית לסיכום:

המלצה אישית –

אם ניהול הוא מקצוע שבחרת לעצמך ושחשוב לך לעסוק בו,
מצא/י את הדרך ללמוד, להתמודד ולהשתפר בניהול ביצועי העובדים שלך.
זו כנראה אחת ההשקעות היותר משתלמות בטווח הארוך.
הן ברמה העסקית-מקצועית והן ברמה האישית-התפתחותית.

המלצה ארגונית –

מנקודת מבט ארגונית, לניהול הביצועים ב"קצוות" יש השפעה אדירה:

א. "הקצה העליון" – אותם עובדים שאנו מרוצים מאוד מהתפקוד שלהם
ומזהים את פוטנציאל הצמיחה וההתפתחות הגבוה שלהם הרחוק ממיצוי.

ב. "הקצה התחתון" – אותם עובדים שאנו לא שבעי רצון מהתפקוד שלהם
ומסיבות שונות משיכים להתנהל איתם בדרך שאינה מקדמת אותם, את המצב או את הארגון.

על פי חוק פארטו (20-80), 20% מהפעולות שלנו מייצרות 80% מהתוצאות שלנו.

"ניהול ביצועים בקצוות" הוא חלק מרכזי ב"קבוצת ה- 20% החשובים" שמשפיעים על 80% מהתוצאות.

שבת של שלום,
חיים מלאים, היום,
רוני ויינברגר

להחלטה המסוימת והיחידה הזו
שמבקשים ממך לקבל עד מחר בלילה
יש השפעה כלכלית משמעותית על משפחתך.
בהערכה ריאלית גסה, זה יכול להגיע לעשרות אלפי שקלים.

עד כה, כמות הזמן שהשקעת בלחשוב עליה,
לאסוף נתונים ולהתייעץ עם אנשים שמבינים היא מזערית.
אפילו זניחה.
אם בכלל.

**
אין לך זמן לזה.
זה לא בעדיפות כרגע ביחס להרבה דברים אחרים שבאחריותך.
כאלו ש"אי אפשר" לדחות או להזיז.

ממש השבוע, ממש באותם ימים לחוצים,
השקעת יותר זמן בלהתווכח עם "הוט" או להתעצבן על "יס",
בלנסות לחסוך כמה עשרות שקלים במבצע כזה או אחר.

**
עד כאן בעניין של כסף.
אפשר לדבר באופן דומה על תשומת הלב שלך
המושקעת בבריאות, במערכות יחסים, בקריירה ובתחומים נוספים.

**
תופעה מעניינת ושכיחה.
די מדהים הקטע הזה.
פארטו בטח מסתכל וצוחק…

חיים מלאים. היום.

נניח שאדם ממוצע ישן כ 6-8 שעות בלילה.
זמן הערות היומי שלו אם כך הוא כ 16-18 שעות.
לצורך הנוחות נעגל זאת ל- 1000 דקות
(שהם בעצם 16.6 שעות).
ניתן לחלק את 1000 הדקות הללו,
למאה מקטעים בני עשר דקות האחד (100X10 = 1000).

לאור החישוב, במהלך יום ממוצע,
כל אחד מאיתנו עובר בשעות הערות שלו
כמאה קטעים בני עשר דקות ביממה.
בבית, בעבודה, בנסיעות, בפקקים,
לבד, עם משפחה, עם חברים,
בטלפון, במחשב, מול הטלויזיה, בוואטסאפ,
בשירותים, במקלחת, במטבח, וכו'.
העיקרון ברור.

לצורך ההמחשה:
נסיעה בת כשלושים דקות מכילה שלושה קטעים,
פגישת עבודה בת שעה מכילה שישה קטעים,
סרט קולנוע באורך מלא מכיל 9-12 קטעים וכו'.

**
יציאה מאוטומט

דמיינו לעצמכם החלטה מודעת
שאתם לוקחים בכניסה למקטע בן עשר דקות.
משהו בסגנון "בעשר הדקות הקרובות אני… "
ההחלטה יכולה להיות למקטע הקרוב בלבד,
או לסדרת המקטעים הבאה.

לדוגמא:
בנסיעה בת שלושים דקות
ניתן לבחור לנסוע בבטחה ולהאזין לפודקאסט באורך של כחצי שעה
(החלטה אחת לשלושה מקטעים רצופים)
או לבחור לקיים שיחות טלפון עם מספר אנשים שונים
(כל אדם מהווה למעשה החלטה מודעת שונה).

דוגמא נוספת:
בפגישת עבודה בת שעה,
ניתן לבחור צורך או מטרה שבהם רוצים להתמקד
ואותם רוצים לקדם במהלך המפגש (החלטה לשישה מקטעים).
ניתן גם לחלק את הפגישה למספר מקטעים שונים
שמהם תיגזרנה החלטות תשומת לב שונות.
בפגישה שבה רמת המעורבות שלי נמוכה,
אולי אבחר להקדיש תשומת לב רבה בקטעים מסוימים
ולהתעסק בדברים שונים בקטעים אחרים.

דוגמא שלישית:
בזמן ליווי הילדים לחוג הטניס, הבלט או הכדורסל,
ניתן לקבל החלטה מודעת לנוכחות מלאה איתם
במהלך ארבעה פרקי זמן של עשר דקות
(ללא הצצות בסלולרי או שיחות טלפון).
באותו אופן, ניתן לקחת החלטה מודעת שונה,
גם היא לארבעה פרקי זמן רצופים,
לקניות בסופרמרקט, או לפגישת עבודה טלפונית.
כמובן שתמיד ניתן גם לוותר על החלטה מודעת
ולהעביר את הזמן בקפיצות תשומת לב אקראיות מכאן לשם.

**
מאה מקטעים ופארטו

על פי חוק פארטו (אפשר לקרוא עוד כאן וכאן) הידוע גם כחוק 20-80,
20% מהפעולות שלנו מייצרות 80% מהתוצאות,
20% מההחלטות שלנו הן בעלות השפעה של 80% וכו'.
בהמשך לקו זה, מתוך מאה המקטעים היומיים,
עשרים מקטעים הם כנראה בעלי חשיבות גבוהה במיוחד.
אם "מאה החלטות ביום" נשמע מאיים, מלחיץ או מציף,
למעשה עלינו לקבל רק כעשרים החלטות תשומת לב חשובות.
או פחות.
(בחירה בסרט קולנוע משובח מהווה החלטה אחת למספר מקטעים רצופים).

**

ספרינטים של תשומת לב

כתיבת הפוסט הזה ארכה מספר פרקי זמן רצופים.
היא תוצר של החלטה שקיבלתי ושל מחויבות לתשומת הלב המתאימה לפעולה המסוימת הזו.

מסר מרכזי:

מספר החלטות מצומצם יחסית,
המגיעות ממקום של בחירה מודעת,
כוונה מחודדת ומחויבות לביצוע
יכולות להשפיע על חיינו ועל חיי הסובבים אותנו
בצורה ניכרת, בפרקי זמן קצרים ובאופן יום-יומי.

* הרעיון וההשראה לפוסט הזה נולד מתוך הפוסט 100 Blocks a Day .

 

שבת של שלום,
חיים מלאים. היום.
רוני ויינברגר.

על פי עיקרון פארטו,
ב 20% מהזמן שלנו אנחנו משיגים 80% מהתפוקה שלנו או מהדברים החשובים שלנו.
ב 80% מהזמן את כל יתר ה – 20% .
אם מסתכלים על 80% הנותרים ומפעילים עליהם שוב את עיקרון פארטו 80/20,
ב 20% “העליונים” שם משיגים שוב 80% מהתפוקה שנותרה.

כשמנרמלים את זה יוצא שב 16% (20% מתוך 80%)
משיגים 16% (80% מתוך 20%).
זאת אומרת שב 36% (20 + 16) משיגים 96% תפוקה (80 + 16).

בואו נמשיך.

ל- 20% “התחתונים” מתוך 80% המייצרים את התפוקה הנמוכה יותר (16% תחתונים מתוך ה 100%)
יש ערך שולי, אפסי או שלילי.
זאת אומרת שב 16% מהזמן שלנו אנחנו מייצרים תפוקה אפסית ואולי אפילו יוצרים נזק.

בואו נתרגם את זה למספרים ברורים:
בשבוע עבודה שבו 45 שעות עבודה (תשע שעות ביום X חמישה ימים).

"36% השעות הגבוהות" המייצרות את 96% מהתפוקה
תסתכמנה לקצת יותר מ 16 שעות עבודה שבועיות.

"16% השעות הנמוכות" המייצרות תפוקה זניחה, אפסית או שלילית
תסתכמנה לקצת יותר מ – 7 שעות עבודה שבועיות.
לשם הבהירות – שעות האוכל או ההפסקה אינן חלק מהשעות הללו
מכיון שלאוכל ולהפסקה יש ערך שהוא הרבה מעבר לזניח או שלילי.

נותרנו עם "48% שעות רגילות"
שאינן נכללות בקבוצת האיכות הגבוהה או בקבוצת האיכות הזניחה -שלילית.
48% אלו מתורגמים לכ 21.5 שעות שכנראה אחראיות ל 4% מהתפוקה שלנו.

*****

כמה משמעויות:

1. בשליש מהזמן שלנו (36%, כ- 16 שעות עבודה) אנחנו סוגרים 96% ממה שחשוב שיקרה בשבוע.

2. חלק מהזמן שלנו (16%, כ – 7 שעות) מוקדש לדברים שעדיף לא לעשות בכלל.
עצם העשייה לא מועילה ולפעמים אפילו מזיקה. אי-עשיית כלום באותן שעות כבר מהווה שיפור.

3. כמעט מחצית מזמן העבודה שלנו ( 48%, כ- 21.5 שעות)
מוקדשת לדברים שהערך המוסף שלהם מסוים,
לא גבוה במיוחד אך כנראה גם לא אפסי או שלילי.

4. יכול להיות שיש משהו מתסכל בכך שב 48% מהזמן שלנו אנו משיגים 4% מהתפוקה,
אך יש בזה גם משהו מאוד משחרר:
ראשית, לא יקרה כלום אם לא נהיה במיטבנו שם.
לא בכל רגע נתון חשוב שנהיה הכי חדים או אפקטיביים.
שנית, 48% אלו הם למעשה הצדקת החשיבות והלגיטמיציה לזמן איכותי
שבדרך כלל מקבל פחות תשומת לב:
מנוחה, משחק, למידה, שוטטות, ספורט, יצירה, חשיבה, מערכות יחסים, ניסוי וטעייה וכו'
(אלא אם כן כבר ספרנו אותו בקבוצת ה – 36%).

*****

תרגומים מעשיים:

1. זיהוי 20% השעות העליונות קריטי.
איפה, במי ובמה אתם הולכים להשקיע את אותן תשע שעות השבוע?
דאגו שהן תיכנסנה ליומן ושמרו עליהן היטב ! (המלצה: קחו לפחות אחת מתוך התשע לתכנון).

2. זיהוי 16% השעות הגבוהות (שמתחת לעליונות) חשוב מאוד.
למה ולמי אתם רוצים להקדיש את שבע השעות הללו?

3. 36% זה מספיק !
אפשר לעצור כאן. עוד או יותר זה לא בהכרח עדיף או יותר טוב.

4. הוצאה לפועל של שעה מתוך קבוצת ה 36% היא סיבה למסיבה.
לעצור ולחגוג.
הזיהוי חשוב אך העשייה היא זו שמקדמת את הדברים הכי חשובים לכם.

5. זיהוי 16% השעות התחתונות הוא קריטי.
היפטרו מהן מהר ככל האפשר.
פעולות ביטול / דחייה / שינוי השעות הללו יכול לייצר ערך מיידי בעצם אי עשייתן.
פחות זה יותר !

6. 48% השעות שנשארו מחזיקות את החופש והאיזון שלכם.
אפשר להתחיל לנשום ולהתרווח.
הדברים החשובים כבר מטופלים.
אפשר להפסיק את המירוץ, להישען אחורה, לחגוג, להנות, להירגע.
כל מה שיגיע מכאן הוא בונוס.

7. בחירות 48%-16%-36% (חשיבות גבוהה, חשיבות שלילית, חשיבות מסוימת)
הן מהבחירות היותר חשובות שתעשו השבוע.
בחירות עם הרבה כבוד.
לעצמכם ולאחרים.

8. כמו ענפי ספורט אחרים, בתחילה זה קשה, מאולץ ולא נוח.
אחרי זמן מה מתרגלים, מתישהו מתחילים להנות
ואז מגיע שלב שלא מבינים איך היה אפשר בלי זה.

9. באופן דומה ניתן להתבונן בשבוע מלא 24X7 ולזהות את השעות שבו:
(60 שעות בעלי חשיבות גבוהה,
27 שעות בעלי חשיבות שלילית,
80 שעות בעלי חשיבות מסוימת).

10. החשיבות וההשפעה של 48%-16%-36% בשבוע מלא רק עולה ומתגברת.
הן בגלל בגלל מספר השעות והן בגלל חשיבות התחומים (מעבר לעבודה…).

*****

כמה מילים אישיות:

תוך כדי השבוע התחושות שלי היו מעורבות:
חלק מהדברים נמרחים,
אחרים תקועים,
לכמה דברים שתכננתי לא הגעתי,
כמה קונפליקטים,
מצב הרוח משתנה ועוד.

ואז… כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף,
אני שם לב שהרבה אנרגיה הושקעה ב "36% הגבוהים" שלי:
חלק מ "ה 36%" שלי היו מתוכננים מראש,
אחרים התגלו וקיבלו מקום תוך כדי השבוע.
בין היתר היו שם:
כמה אינטראקציות אישיות (לפעמים בנות 5 דקות),
תשומת לב והקשבה לנושא חשוב,
עצירה לעיכול, למחשבה ולתכנון,
זמן שקט,
נוכחות עם אנשים מסוימים,
צפייה במשחק כדורגל,
התמודדות עם קושי,
סגירת עסקה,
צעדים בתוך פרויקט מורכב ועוד.

כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף מנקודת מבט של 36%,
אני שם לב שאנרגייה משמעותית הושקעה במקומות חשובים.
ולמרות שלא לכל דבר היתה שורה תחתונה,
לא כל דבר ניתן למדידה ולכימות,
לא כל דבר שנעשה היה בשיא האפקטיביות,
או לשביעות רצוני המלאה.

למרות כל זאת…
יש משהו מרגיע, משמח ומחזק,
בידיעה ששיחקתי במגרש של ה 36% שלי השבוע.
כשאני רואה שלצדי היו שם עוד חברים ושותפים,
יש בזה משהו מרגש וממלא.
הכרת תודה גדולה.

חיים מלאים. יום יום.

פארטו גילה את חוק ה- 80/20 הקרוי על שמו:
80% מהבעיות נמצאות ב-20% מהגורמים.
80% מהתוצאות נובע מ 20% מהפעולות
80% מהכנסות המדינה ממסים נובעות מ-20% מהאוכלוסייה.
80% מזמן השירות ללקוחות נצרכים על ידי 20% מהלקוחות.
80% מההחלטות מתקבלות במשך 20% מהישיבות.
80% מתנועת הנתונים באינטרנט נובעת מ-20% מהדפים.

**
פרקינסון הציע את "חוק פרקינסון" שלפיו
העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה.
אדם ינצל את כמות הזמן המקסימלית להשלמת מטלה מסוימת.
נתונים יתרחבו כך שימלאו את כל מרחב האחסון האפשרי.
ישיבת עבודה תסתיים בדקה האחרונה שנקבעה עבורה.
תיבת ה Inbox תכיל את כמות המיילים המקסימלית האפשרית שרק תלך ותגדל.

**
פוטנציאל הנזק או התועלת של "פארפר" (פארטו ופרקינסון) עצום:
בשעתיים איכותיות ניתן להגיע ל 80% הצלחה/משמעות/התקדמות/סיפוק של יום עבודה מלא.
ביום עבודה איכותי יחיד בשבוע (מסוג 20%) ניתן לייצר ערך של ארבעה ימים "רגילים" (מסוג 80%).
ובהמשך לקו הזה – ביומיים איכותיים ניתן לייצר 160% ערך !
בזמן איכות ריאלי (20%) ניתן ליצור מערכות יחסים יוצאות דופן במשפחה ועם חברים.

**
זה לא בלתי אפשרי:
לקיחת אחריות.
בחירה מודעת בצרכים ובסדרי עדיפויות.
משמעת וכבוד לזמן.
כבוד לעצמנו וכבוד לאחרים.
מיקוד של נוכחות ותשומת לב.
אומץ להגיד לא. אומץ להגיד כן.
מוכנות לשלם מחירים מסוימים.
אי מוכנות לשלם מחירים אחרים.

לפעמים הדברים הכי ברורים הם אלו שהכי קשה לראות. ועל אחת כמה וכמה ליישם.

חיים מלאים. יום יום.